Neljän tunnin työpäivä

Pekka Pohjakallio, Redesigning 925 -hankkeen toimitusjohtaja, kirjoitti tänään HS:ssa työpäivän suunnittelun tärkeydestä. Erityisesti kaksi kohtaa kolahtivat:

”Noin 70 prosenttia ihmisistä ei suunnittele töitään vaan työpäivän aikana asioita vain tulee ja menee.”

Aivan varmasti suunnittelu tehostaisi useimpien työpäivää. Työelämän arkitodellisuus ei kuitenkaan ole näin yksinkertainen. Osa ihmisistä on etuoikeutetussa asemassa, sillä he pystyvät pääsääntöisesti itse päättämään omasta ajankäytöstään. Aika moni työntekijä on kuitenkin tilanteessa, missä käytännössä joku muu – kuten esimies tai asiakas – ohjailee päivittäistä ajankäyttöä. ASAP-pyyntöjä tipahtelee sähköpostitse, ja epäorganisoituneen työkaverin hoitamatta jääneet tehtävät kiikutetaan työpöydälle DL-päivänä. ”En mä voi tehdä tätä nyt, kun olin suunnitellut tälle päivälle muita hommia” kuulostaa enemmän joustamattomalta kuin suunnitelmalliselta. Jokaisella on yleensä mahdollisuus suunnitella ajankäyttöään edes jonkin verran, ja sen realistisen mittakaavan tunnistaminen voi pelastaa vakavammalta turhautumiselta.

Oma suunnitteluni pätee erityisesti viikon aloittamiseen. Turha kuvitella, että loppuviikosta syntyneet ideat olisivat päässä vielä kolmen päivän päästä, joten yleensä teen perjantaisin listan asioista, joilla aloitan maanantain. Viikko käynnistyy sujuvasti ilman turhaa hohhailua ja kahvimuki kädessä päivittelyä. Ei täydellistä, mutta sentään jotain.

 ”Ihminen pystyy tekemään päivässä noin neljä tuntia laadukasta työtä. Se voi olla vaikka palavereita tai henkilökohtaiseen työhön keskittymistä.”

Päivän saa todellakin nopeasti täyteen palavereista, pikkuhommista ja sähköpostin kirjoittelusta, kun taas keskittymistä vaativaa aivotyötä tulee lykättyä ”tyhjään kalenterikohtaan”. Parhaat ideat syntyvät usein iltaisin kotona muiden asioiden lomassa.

Vaikka ihminen ei ole kone, lähes puolikkaan työpäivän hassaaminen ”johonkin” on kieltämättä huolestuttava tulos. Ehkä päivän jakaminen kahteen osaan ei olisi huono ajatus, mikäli elämäntilanne ja työtehtävä sen sallivat. Yksilön työtehon kannalta paras ratkaisu ei kuitenkaan ole aina yhteisön etu, sillä palaverit ja tavoitettavuus päiväsaikaan ovat usein välttämätön osa työtä. Neljän tunnin työpäivä on tämän kompromissin hinta.

 

0

5 thoughts on “Neljän tunnin työpäivä”

  1. Tunnistan hyvin tuon työn suunnittelun vaikeuden. Itse pidin listaa töistä työpöydällä, myöhemmin outlookissa. Tiesin ainakin mikä työ ei ehtisi millään valmiiksi – ainakaan laadukkaasti – jos joku sysäsi yllättäviä ASAP-tehtäviä pöydälleni tai sähköpostiini. Näinhän meille kaikille tehdään.
    Toisen työpanoksen kunnioituksen lisääntyminen auttaisi varmaan myös työn tehostamisessa. Omat aikataulutukset pitäisivät paremmin paikkansa, jos toiset eivät tunkisi väliin mahdottomia pyyntöjään – vaan esittäisivät ne ajoissa, silloin ne todella ASAP-tehtävätkin saisi mahtumaan työpäiväänsä.
    Ja kyllä, ne parhaan työpanoksen luovat ajatukset syntyvät usein aivan muualla kuin oman pöydän ääressä istuen, siis siellä uinti- tai kuntosalikeikalla, juuri uneen vaipuessa – tai sitten siinä omassa työpisteessä silloin, kun koko talo on hiljainen ja siivojakin jo lähtenyt. kotiinsa.

    0
    1. Paula, osuit naulan kantaan tuossa ”toisen työn kunnioittamisessa”! Nimenomaan siitähän asiassa on kyse. Kun ihmiset suunnittelevat paremmin oman työnsä, he samalla kunnioittavat myös työkaverin aikaa ja työpanosta. On myös erittäin harmillista, että esimiestyössä ei puututa huonoon suunnitteluun. Sen sijaan ajatellaan, että ”työkaveria kuuluu jeesata”. Niin kuuluukin, kun auttaminen on satunnaista. Mutta missä menee auttamisen ja paikkaamisen raja?

      0
  2. Itse tykkään tulla ajoissa työpaikalle eli saa aamusta aika pitkään tehdä rauhassa niitä keskittymistä vaativia tehtäviä. Ja sitten iltapäivästä voi osallistua kaikkiin kotkotuksiin.

    Mutta aika usein on joutunut selittämään pomolle, että luen sähköpostit vain pari kertaa päivässä ja kun koodaan niin en vastaa puhelimeen. Ja sitten on usein joutunut ottamaan auktoriteettiperustelun käyttöön eli kertomaan DeMarcon sanoin flowsta ja siitä kuinka paljon hassaantuu aikaa pieniin keskeytyksiin. Tietotyössä flow katkeaminen tietää viidentoista minuutin hukka-aikaa.

    Ja lopuksi, kun kunnioittaa toista ja toisen työtapoja niin kaikki saavat enemmän aikaan. Eli ei oleta muiden toimivan niinkuin itse toimii. Vaan katsoo kuinka he toimivat ja häiriköi heitä sitten oikeassa paikassa esim. töiden takia.

    Kuhan sanoin, Kari…

    Ja kyllä suunnittelukin kannattaa, itse myös mietin seuraavan viikon työt perjantaina. Eli nollaan viikon ja jätän työt viikonlopuksi. Ja aloitan maanataina listalta napsimaan tehtäviä pois.

    0
    1. Hei Kari! Sinulla on kadehdittava itsekuri sähköpostin suhteen. Siitä on kohta 10 vuotta, kun luin ensimmäisen kerran ideasta, että sähköposti pidettäisiin suljettuna lähes koko päivän. Ihan absurdia! Todellisuudessahan ihminen keskeyttää aina sen mitä on tekemässä lukeakseen uusimman viestin. Vähintäänkin pitäisi opetella poistamaan Outlookin ilmoitus uudesta postista. Miksi se on niin vaikeaa?

      0
      1. Joskus harrastan ns. Pomodoro- tekniikkaa eli rytmitän päivän puolen tunnin jaksoihin. Eli 25 minsaa töitä, viis minsaa maileihin, kokiksen hakuun jne.

        Tuon avulla saa sitten tuntikirjanpidon tehtyä samalla tarkkuudella. Ja merkkaamalla tukkimiehen kirjanpidolla keskeytykset, saa näkymän siitä miten usein työt keskeytyy.

        Kari…

        P.S. http://www.pomodorotechnique.com/

        0

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *