Syntiä kokoushuoneessa

kokousten_seitsemanReetta Kosken ja Katleena Kortesuon Kokousten seitsemän kuolemansyntiä (Talentum 2012) sisälsi pitkän syntilistan lisäksi niin paljon hyviä teemoja, että kirjoitan niistä myöhemmin pari erillistä postausta. Alla kuitenkin muutamia ajatuksia, jotka syntyivät kirjan myötä.

Uskon, että suurin osa meistä on istunut useammin huonossa kuin hyvässä palaverissa. Lähdetään vaikka siitä, että kun asiat tehdään oikein, niin a) kokouksen sisältö valmistellaan etukäteen ennakkotehtävien kera b) kaikki tulevat paikalle ajoissa ja c) joku johtaa kokousta sekä sisällöllisesti että aikataulullisesti. Helppoa – ja niin vaikeaa.

Palaverien (tai kokousten) tarkoitus on, että siellä syntyisi parempia ideoita tai päätöksiä kuin yksin tehdessä. Palaverilla on siis välinearvoa. Kirjassa kyseenalaistetaankin useita kertoja palaverien välttämättömyys. Voisiko saman asian hoitaa sähköpostitse? Ehkä, mutta osa ihmisistä ei koskaan saa aikaiseksi lukea sähköpostin liitteenä lähetettyä useampisivuista muistiota, saati että kommentoisi asiaa määräaikaan mennessä. Palaveri pakottaa, ainakin periaatteessa, osallistujat keskittymään kyseiseen aiheeseen edes vähäksi aikaa. Palaverin ansioksi luen myös sen, että keskustelu vauhdittaa päätöstä ja parhaassa tapauksessa synnyttää uusia ideoita.

Yksi kirjan antoisimmista osioista käsitteli hengen velttoutta. Hengen velttous leijuu palavereissa lähes poikkeuksetta: ihmiset ovat fyysisesti paikalla, mutteivät henkisesti läsnä. Ennen vanhaan ei ollut hienoa teknologiaa palaverien suunnitteluun ja presentoimiseen. Ennen ei myöskään ollut läppäreitä eikä älypuhelimia, joita räplätä tauotta.  On oikeastaan hyvin huolestuttavaa, että ihmiset eivät pysty olemaan tuntiakaan ilman sähköpostia. Kuten omassa työpisteessä, jatkuva sähköpostin vilkuilu keskeyttää varsinaisen ajatustyön myös palaverissa. Palaverit alkavat tuntua tehottomilta, ja multitaskaus jatkuu, jotta aika ei menisi hukkaan. Käytäntö on kuitenkin jo niin vakiintunut monissa organisaatioissa, ettei siihen haluta puuttua.

Kävelykokoukset ovat ilmiö, joka ei ole koskaan auennut minulle. Ehkä juu, kauniina kesäpäivänä, mutta sesonki jää näillä kriteereillä Suomessa kovin lyhyeksi. Jos tavoitteena on suurempi vuorovaikutus kuin istumalla kasvokkain neukkarissa, miten tämä saavutetaan sillä, että ihmiset kävelevät eteenpäin  näkemättä toisiaan senkään vertaa kuin paikallaan istuen? Onko jollain oikeasti kokemuksia toimivista kävelypalavereista?

Sain kirjasta useita hyödyllisiä vinkkejä palaverien järjestämiseen. Silmiä avartavin osuus käsitteli – ehkä yllättäen – tilasuunnittelua. Normisuorittaja suosittelee kirjaa kaikille muille normisuorittajille, joiden kalenterista löytyy edes silloin tällöin turhia tai tehottomia palavereja. Jos havaitset olevasi suvereeni ja synnitön kokoustaja, kirjan voi aina antaa eteenpäin työpaikan pahimmalle palaverisluiballe.

Kirja on ostettavissa sekä pehmeänä että ekirjana!

7 thoughts on “Syntiä kokoushuoneessa”

  1. Kävelykokous tuntuu tosiaan aika oudolta ajatukselta, ainakin kun näin talvisaikaan yrittää tasapainoilla jäisillä kaduilla. Eikä toimistossa ole pitkiä käytäviä… siitä huolimatta käytäväkokoukset ovat olleet varsin tehokkaita. Tapaat porukkaa käytävällä ja äkkiä onkin monta asiaa sovittu. Miksi kaikki kangistuvat astuessaan kokoushuoneeseen? Ai niin, onnea vaan hienolle blogille!

    1. Totta, käytäväkokoukset ovat usein tehokkaita! Jokaisella työpaikalla olisikin syytä kiinnittää huomiota siihen, että työtilat mahdollistavat myös käytäväpalaveroimisen.

  2. Käytäväkokous toimii kun osallistujat muistavat vielä sen jälkeen, mitä tuli sovittua :). Jonkun on kirjattava ylös mitä sovittu. Itse koen, että virtuaaliset kokoukset toimivat, pääsyy lienee siinä, että oma työyhteisöni koostuu eri puolilla Suomea olevista henkilöistä, joten yhdessä paikassa kokoontuminen fyysisesti ei vain ole mahdollista.

    1. Virtuaalipalaverit ovat aivan varmasti tehokkaita, koska ihmiset tsemppaavat ihan eri tavalla verrattuna tavallisiin palavereihin. Varsinkin silloin, kun palaverointi edellyttää useamman tunnin matkustamista, kannattaisi aina harkita virtuaalipalaverin mahdollisuutta!

  3. Harrastan melko säännöllisesti kävelypalavereja, koska ne toimivat mielestäni hyvin. Kävelypalaveri on parhaimmillaan kahdenkeskeisissä tai pienen porukan ajatuksenvaihdoissa, kun tarkoituksena on ymmärtää toisten näkökulmia tuttuun asiaan. Kävelypalaverin tempoa on helppo muuttaa kävelemällä rivakasti tai kaikessa rauhassa. Kesken arkisen jolkottelun lyhyt hiljaisuuskaan ei vaivaa, vaan tuntuu kaikista täysin luontevalta. Ajatus pääsee kehittymään.

    Entä taipuuko kävelylenkki palaverista seminaariksi? Siitä kirjoitin aiemmin: http://www.parosterlund.com/sikarikavely-on-erilainen-seminaari/.

    1. Kiitos kommentista Pär! Kävelypalaveri sopinee todellakin parhaiten kahden tai kolmen hengen ajatuksenvaihtoon. Edellytyksenä (edelleen) mielestäni hyvä ilma ja keskusteluun riittävän rauhallinen ympäristö, ettei tarvi huutaa ja jotta asioista voi keskustella luottamuksellisesti ulkopuolisten kuulematta. Ehkä pitäisi ottaa ihan asiaksi toteuttaa tällainen itsekin! Olet kirjoittanut mielenkiintoisen kuuloisen kirjan, pitääpä olla yhteyksissä entiseen työnantajaani ja kysellä arvosteluun :)

      1. Kyllä, kävelypalaveri vaatii hyvän kelin (tai ainakin soveltuvan vaatetuksen). Kannattaa ehdottomasti kokeilla!

        Kerro mitä pidit kirjasta jahka olet lukenut sen!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *