Aihearkisto: Yleinen

Neljän tunnin työpäivä

Pekka Pohjakallio, Redesigning 925 -hankkeen toimitusjohtaja, kirjoitti tänään HS:ssa työpäivän suunnittelun tärkeydestä. Erityisesti kaksi kohtaa kolahtivat:

”Noin 70 prosenttia ihmisistä ei suunnittele töitään vaan työpäivän aikana asioita vain tulee ja menee.”

Aivan varmasti suunnittelu tehostaisi useimpien työpäivää. Työelämän arkitodellisuus ei kuitenkaan ole näin yksinkertainen. Osa ihmisistä on etuoikeutetussa asemassa, sillä he pystyvät pääsääntöisesti itse päättämään omasta ajankäytöstään. Aika moni työntekijä on kuitenkin tilanteessa, missä käytännössä joku muu – kuten esimies tai asiakas – ohjailee päivittäistä ajankäyttöä. ASAP-pyyntöjä tipahtelee sähköpostitse, ja epäorganisoituneen työkaverin hoitamatta jääneet tehtävät kiikutetaan työpöydälle DL-päivänä. ”En mä voi tehdä tätä nyt, kun olin suunnitellut tälle päivälle muita hommia” kuulostaa enemmän joustamattomalta kuin suunnitelmalliselta. Jokaisella on yleensä mahdollisuus suunnitella ajankäyttöään edes jonkin verran, ja sen realistisen mittakaavan tunnistaminen voi pelastaa vakavammalta turhautumiselta.

Oma suunnitteluni pätee erityisesti viikon aloittamiseen. Turha kuvitella, että loppuviikosta syntyneet ideat olisivat päässä vielä kolmen päivän päästä, joten yleensä teen perjantaisin listan asioista, joilla aloitan maanantain. Viikko käynnistyy sujuvasti ilman turhaa hohhailua ja kahvimuki kädessä päivittelyä. Ei täydellistä, mutta sentään jotain.

 ”Ihminen pystyy tekemään päivässä noin neljä tuntia laadukasta työtä. Se voi olla vaikka palavereita tai henkilökohtaiseen työhön keskittymistä.”

Päivän saa todellakin nopeasti täyteen palavereista, pikkuhommista ja sähköpostin kirjoittelusta, kun taas keskittymistä vaativaa aivotyötä tulee lykättyä ”tyhjään kalenterikohtaan”. Parhaat ideat syntyvät usein iltaisin kotona muiden asioiden lomassa.

Vaikka ihminen ei ole kone, lähes puolikkaan työpäivän hassaaminen ”johonkin” on kieltämättä huolestuttava tulos. Ehkä päivän jakaminen kahteen osaan ei olisi huono ajatus, mikäli elämäntilanne ja työtehtävä sen sallivat. Yksilön työtehon kannalta paras ratkaisu ei kuitenkaan ole aina yhteisön etu, sillä palaverit ja tavoitettavuus päiväsaikaan ovat usein välttämätön osa työtä. Neljän tunnin työpäivä on tämän kompromissin hinta.

 

Karusellineukkari

Happy chairs
Pyörii, pyörii, pyörii… (Kuva: Flickr.com/Lars Plougmann)

Rakastan neukkareita, joissa on pyörivät tuolit. Pyörimällä oman akselinsa ympäri tuntee luonnollisesti itsensä tärkeäksi, mutta pyörivässä liikkeessä on myös jotain terapeuttista ja inspiroivaa, ripaus dynaamisuutta.

Palavereista ei tietysti tulisi mitään, jos ihmiset vain pyörisivät tuoleillaan. Pyörivät tuolit ovat silti mielestäni tärkeä osa edistyksellistä kokoustilasuunnittelua. Kokousten seitsemän kuolemansyntiä -kirja sisältää tilasuunnittelua innostavasti esittelevän artikkelin, jonka on kirjoittanut Maaretta Tukiainen. Kannattaa lukea!

Neukkareita on kokemusteni mukaan kahdenlaisia. Piheissä pikkufirmoissa neukkaripöytä on viilupintainen, ikäisekseen hyväkuntoinen 1970-luvun ”retropöytä” ja tuolit seurakuntasaleista tuttua kasaria karkealla kangaspäällysteellä ja kellastuneella koivurungolla. Taloudellisesti vakaammalla pohjalla olevat (tai sellaisen mielikuvan välittämiseen keskittyneet) yritykset ovat puolestaan tilanneet toimistoonsa Martela-katalogista tutun design-neukkarin, missä upea ovaalinmallinen pöytä halkoo valoisaa tilaa sirojen ja tyylikkäiden tuolien keskellä muovikasvien loistaessa poissaolollaan.

Tyylikästä. Mutta silloin kun neukkarin roolina on tarjota inspiroivat puitteet ideariihille, kannattaa panostaa muuhunkin kuin ulkonäköön. Käytännöllinen ja vuorovaikutusta edistävä tila pitää sisällään moduulipöydän, jonka voi tarvittaessa erottaa kahteen tai kolmeen pienempään osaan esimerkiksi ryhmätyöskentelyä varten. Tuolit liikkuvat kevyesti, jolloin katseen suuntaaminen pöydän toisessa päässä istuvaan tai valkoiselle seinälle on helpompaa. Hyvin yksinkertaisilla asioilla voidaan edistää palaverin toiminnallisuutta todella paljon. Ja näitä asioita on muuten ihan oikeasti tutkittu!

Ajat ovat muuttuneet, neukkarit eivät. 1980-luvulla ei ollut edes tarvetta tuijottaa ikkunatonta valkoista seinää – vai käytettiinköhän piirtoheittimiä silloin muuallakin kuin kouluissa?

Kourallinen porkkanaa

Naistenlehtien keskikastiin kuuluva Olivia-lehti esittelee (2/2013) monisivuisesti Futuricea, joka valittiin Euroopan parhaaksi työpaikaksi 2012 keskisuurten yritysten sarjassa. Vaikka jutusta huokuu toimittajan imelä ihastus naisten saunavuoroon ja metsäksi naamioituun työtilaan, on Futuricen toimintatavoissa jotain aidosti rohkeaa.

Futuricessa luotetaan työntekijöihin. Jokaisella on käytössään firman luottokortti (5000 euron luottorajalla). Työntekijät päättävät itse mihin koulutukseen osallistuvat, milloin lomailevat, miten ja missä työnsä tekevät. Luottamus ei ole itsestäänselvyys, vaan yrityksen historiassa oli vaihe, jolloin kasvavaa yhteisöä ryhdyttiin kaitsemaan ja kontrolloimaan. Yrityksen johto alkoi pohtia, miksi firman kasvaessa tarvitaan kontrollia, kun sitä ei tarvittu silloinkaan, kun Futurice oli pieni.

No minäpä tiedän mistä se johtuu.

Viiden hengen firmassa toiminta on läpinäkyvää. Jokainen tietää roolinsa ja tehtävänsä. Tietointensiivisissä yrityksissä, kuten pienissä it-firmoissa, ihmiset motivoituvat luonnostaan antamaan parhaansa. Työntekijät tuntevat toisensa ja toimintatapansa hyvin. Keskinäinen luottamus on itsestäänselvyys.

Kun yritys kasvaa, myös tauhkan ja rutiinien määrä kasvaa. Tylsimpiä hommia pallotellaan työkaverilta toiselle. Tieto ei kulje, organisaatiorakenne paisuu ja porrastuu. Jos ei ole selvää kuka vastaa jostain, asiasta ei vastaa kukaan.

Kun täydellinen läpinäkyvyys ei ole enää mahdollista, ydinongelmaksi muodostuu luottamisen vaikeus.

Johdon pitäisi luottaa, että alaiset tekevät oikeita asioita mahdollisimman hyvin ja tehokkaasti. Alaisten pitäisi osoittaa olevansa luottamuksen arvoisia ottamalla vastuuta, tarttumalla toimeen ja tekemällä parhaansa. Mutta jos lieka vedetään tiukalle, työntekijät passivoituvat. He alkavat odottaa, että heille kerrotaan mitä pitää tehdä. Joku muu ideoi, suunnittelee ja kantaa vastuun. Vähitellen katoaa kyky ymmärtää oma rooli ja omat vaikutusmahdollisuudet työpaikan toimintatapoihin ja tulokseen.

Useimmat organisaatiot pyrkivät kompromissiin: tarjotaan porkkanaa ja hyppysellinen keppiä. Olen samoilla linjoilla. Aikuisetkin tarvitsevat rakkauden lisäksi rajoja. Jäin myös pohtimaan, mihin jokainen työntekijä tarvitsee firman luottokortin. Ehkä Futuricessa tiedetään.

Olan takaa selän takana

Monella suomalaisella on nyt tavallista raskaampi viikko edessä. Yllätetään yhteiskunta -kampanjan helmikuun teemaviikkona (4.-8.2.) on ”Kehu selän takana”. Työkavereista on kyllä helppo puhua selän takana, mutta että pelkkää hyvää! Aikamoinen haaste.

Ei hätää. Normisuorittajan vinkeillä selviät viikosta puhtain paperein.

1. Tuplaa kahviannoksesi.  Positiivinen ajattelu ja toisten ihmisten kehuminen – edessä tai takana – ei onnistu, jos kynsi on katkennut, juurikasvu häiritsee, naakkaparvi naureskelee sinulle ja ulkona sataa räntää. Elimistösi on jo sopeutunut tiettyyn määrään kofeiinia päivässä, joten normaali kahvittelu ei todellisuudessa nosta mielialaa.  Kofeiini on huumetta, joten kaksinkertaistamalla annostuksen saatat kokea hetkellisiä elämää suurempia hetkiä, ja työkavereitten kehuminen sujuu itsestään.

2. Liikkuvuus. Jos aiot puhua työkaverista hyvää oikein olan takaa, varmista selän liikkuvuus. Keppijumppa on tähän mainio harjoitus. Nosta keppi hartioiden taakse ja tee vartalon kiertoja vasemmalle ja oikealle. Varmista, että lantio pysyy paikallaan!

3. Psyykkaaminen. Tämä klassinen menetelmä toimii aina. Alitajuntasi ymmärtää myönteisiä ajatuksia. Kehitä siis itsellesi työkavereihin liittyviä voimalauseita. Hoe ”Pera on tosi kiva työkaveri” mielessäsi kymmeniä kertoja. Sitten vain lipsautat ajatuksesi ääneen. Jatka harjoitusta. Eipä aikaakaan, kun ympärilläsi on pelkästään kivoja, auttavaisia ja huumorintajuisia työkavereita. Hassua, ettet ole aikaisemmin huomannut koko asiaa.

4. Palkitseminen. Tee itsellesi nousujohteinen taulukko. Aloita palkitseminen suklaapatukalla. Jos ehdit viikon aikana kehua jokaista työkaveriasi ja vieläpä kahteen kertaan, olet ansainnut taulukon ylimmälle tasolle sijoittamasi palkinnon, esimerkiksi kylpyläloman Tallinnassa.

5. Strateginen ajattelu. Teemaviikon piiloagenda on tietysti se, että työkavereittesi ylenpalttinen kehuminen kantautuu jossain vaiheessa heidän korviinsa. Ihminen on luonnostaan turhamainen, joten kehumalla muita petaat itsellesi myötämielisyyttä vastapalvelukseen tai liittoutumiseen tilanteen niin vaatiessa.

6. Selektiivinen mutismi. Jos kehuminen tuntuu kaikesta yrityksestä huolimatta ylivoimaiselta, takerru viimeiseen vaihtoehtoon ja ryhdy mykäksi.

Luettelopallojen paluu

Esiintymiskouluttajat kautta maailman hihkuvat kilvan, kuinka esitysgrafiikassa pitäisi suosia enemmän kuvia ja vähemmän tekstiä. Suurin synti on täyttää slaidi luettelopalloilla eli bullet-listalla ja lukea samat setit hetken päästä ääneen. Asiantuntijoiden mukaan tämä johtaa väistämättä PowerPoint-halvaukseen (death by PowerPoint).

Minun mielestäni bullet-listat ovat tärkeintä, mitä keskivertopuhuja voi yleisölleen tarjota. Tällainen räikeä yleistys ja röyhkeä auktoriteettien kyseenalaistaminen vaatii luonnollisesti edes keskinkertaiset perustelut.

Fakta on se, että suurin osa esitysten pitäjistä ei ole esiintymisen tai puhumisen ammattilaisia. Useimmiten heillä on kuitenkin ansiolistallaan kokemusta ja hyviä ideoita. Haluan siis ehdottomasti muistaa myös seuraavana päivänä tällaisen puhujan ansiokkaat ajatukset. Voin yrittää kynä sauhuten (tai näppistä nakuttaen) taltioida asiat muistiin, mutta silloin puolet esityksestä jää helposti huomiotta. Jos taas puhuja paljastuu asiantuntijaksi, mutta tyyliltään poukkoilevaksi höpöttelijäksi, ilman bulletteja esityksen punainen lanka katoaa tyystin. Kun pääideat on listattu slaidille tekstimuotoon ja luvattu jakoon jälkeenpäin, voin keskittyä esiintyjään, tehdä muitakin huomioita – jopa uppoutua hetkeksi reflektoimaan kuulemaani omiin kokemuksiini. Bullet-listat eivät edusta minulle suurta syntiä vaan yksinkertaista takuuta puhujan substanssiosaamisesta. Näyttävällä presiksellä saa varmasti yleisön pysymään hereillä, mutta sillä on myös helppo peitellä sisällöltään huonosti valmisteltua esitystä.

Ilman muuta visuaalisuus on tärkeää. Satunnaiset kuvituskuvat ovat jopa suositeltavia. Esitysgrafiikalla pitää kuitenkin olla enemmän lisäarvoa kuin lomakohteiden esittely yksittäisten sanojen tai virkkeiden kera. Ainakin joka toisessa kalvossa pitäisi olla asiaa, ja mielellään bullettien kera!

Kalkkisasenteestani huolimatta suosittelen Outi Lammin näkemyksiä hyvästä esityksestä ja esitysgrafiikasta. Outi on kuitenkin asiantuntija, minä en.

P.S. Entä mikä kohde onkaan kyseessä?