Pekka Pohjakallio, Redesigning 925 -hankkeen toimitusjohtaja, kirjoitti tänään HS:ssa työpäivän suunnittelun tärkeydestä. Erityisesti kaksi kohtaa kolahtivat:
”Noin 70 prosenttia ihmisistä ei suunnittele töitään vaan työpäivän aikana asioita vain tulee ja menee.”
Aivan varmasti suunnittelu tehostaisi useimpien työpäivää. Työelämän arkitodellisuus ei kuitenkaan ole näin yksinkertainen. Osa ihmisistä on etuoikeutetussa asemassa, sillä he pystyvät pääsääntöisesti itse päättämään omasta ajankäytöstään. Aika moni työntekijä on kuitenkin tilanteessa, missä käytännössä joku muu – kuten esimies tai asiakas – ohjailee päivittäistä ajankäyttöä. ASAP-pyyntöjä tipahtelee sähköpostitse, ja epäorganisoituneen työkaverin hoitamatta jääneet tehtävät kiikutetaan työpöydälle DL-päivänä. ”En mä voi tehdä tätä nyt, kun olin suunnitellut tälle päivälle muita hommia” kuulostaa enemmän joustamattomalta kuin suunnitelmalliselta. Jokaisella on yleensä mahdollisuus suunnitella ajankäyttöään edes jonkin verran, ja sen realistisen mittakaavan tunnistaminen voi pelastaa vakavammalta turhautumiselta.
Oma suunnitteluni pätee erityisesti viikon aloittamiseen. Turha kuvitella, että loppuviikosta syntyneet ideat olisivat päässä vielä kolmen päivän päästä, joten yleensä teen perjantaisin listan asioista, joilla aloitan maanantain. Viikko käynnistyy sujuvasti ilman turhaa hohhailua ja kahvimuki kädessä päivittelyä. Ei täydellistä, mutta sentään jotain.
”Ihminen pystyy tekemään päivässä noin neljä tuntia laadukasta työtä. Se voi olla vaikka palavereita tai henkilökohtaiseen työhön keskittymistä.”
Päivän saa todellakin nopeasti täyteen palavereista, pikkuhommista ja sähköpostin kirjoittelusta, kun taas keskittymistä vaativaa aivotyötä tulee lykättyä ”tyhjään kalenterikohtaan”. Parhaat ideat syntyvät usein iltaisin kotona muiden asioiden lomassa.
Vaikka ihminen ei ole kone, lähes puolikkaan työpäivän hassaaminen ”johonkin” on kieltämättä huolestuttava tulos. Ehkä päivän jakaminen kahteen osaan ei olisi huono ajatus, mikäli elämäntilanne ja työtehtävä sen sallivat. Yksilön työtehon kannalta paras ratkaisu ei kuitenkaan ole aina yhteisön etu, sillä palaverit ja tavoitettavuus päiväsaikaan ovat usein välttämätön osa työtä. Neljän tunnin työpäivä on tämän kompromissin hinta.
Esiintymiskouluttajat kautta maailman hihkuvat kilvan, kuinka esitysgrafiikassa pitäisi suosia enemmän kuvia ja vähemmän tekstiä. Suurin synti on täyttää slaidi luettelopalloilla eli bullet-listalla ja lukea samat setit hetken päästä ääneen. Asiantuntijoiden mukaan tämä johtaa väistämättä PowerPoint-halvaukseen (death by PowerPoint).