Avainsana-arkisto: 925

Milläs mittaat!

Asiantuntijatyön mittaaminen on pulmallista, kuten HS:n tämänpäiväinen juttu osoittaa. Jo pelkästään lain velvoittamana työtä mitataan edelleen tunneissa,  ei (pelkästään) aikaansaannoksissa. Kaikista huonoista vaihtoehdoista tuntikirjanpito tuntuu edelleen oikeudenmukaisimmalta mittarilta. Miksi tulosperusteiseen työaikaan siirtyminen on käytännössä edelleen mahdoton ajatus?

Työaikaseuranta suojaa mielivallalta.
”Työajalla ei ole väliä, pääasia että työt tulee tehtyä”, opasti johtaja minua ensimmäisessä työpaikassani. Hierarkian alimmalla portaalla olevalle tämä yleväksi tarkoitettu, työn tekemisen vapautta ja vastuuta korostava heitto kuulosti aluksi hyvältä, mutta jo parin kuukauden päästä lähinnä vitsiltä. Silloin, kun joku muu (kuin sinä itse) täyttää työlistaasi, sellaista päivää ei tule, että voisit todeta ”hommat tuli tehtyä, lähden lounaan jälkeen terassille”. Jos työajalla ei olisi ollut mitään merkitystä – vain sillä että työt tulee tehtyä – olisin istunut töissä 12-tuntisia päiviä. Onneksi oli kellokortti.

”Urakkapalkka” johtaisi työtehtävien valikointiin.
Kun ruuvi on väännetty tiukalle ja palkkaa maksetaan vain tietyistä tekemisistä, työntekijä sitoutuu työhönsä, mutta ei organisaatioon. Turha kysellä kaveria pikkujoulujen suunnitteluryhmään.

Tuntikirjanpito on kätevä tapa seurata, että aika menee oikeisiin asioihin.
On tietysti kaksi eri asiaa seurata pelkästään töissä istumista kuin seurata lisäksi myös sitä, mihin tunnit kuluvat. Asiakasprojekteissahan tämä on täysin välttämätöntäkin. Fiksusti toteutettu työajanseuranta korvaisi jossain määrin virallisen sisään/ulos-leimauksen, ainakin pienissä yrityksissä. Isommissa palkanlaskija harmaantuisi parissa kuukaudessa yrittäessään saada ihmiset pitämään kirjaa sovitusti. Useimpian kiinnostaa se, että saldot ovat oikein kuin että jokainen tunti on kirjattu tarkasti.

Mutta kaikki osapuolet myös häviävät tuntiseurannan takia.

Tuntiseuranta tasapäistää.
Koska tuntiseuranta ei huomioi ihmisten erilaista työtahtia, se käytännössä tasapäistää tai jopa suosii hitaampia. Ainakaan se ei kannusta tehokkaaseen työntekoon. Jos olet nopea, saat todennäköisesti tehdä hitaamman kollegasi työt.

Asiantuntijan aivot eivät käy kellokortin tahtiin.
Kaikki asiantuntijat tekevät enemmän tai vähemmän töitä työajan ulkopuolella. Parhaat ideat pulpahtavat yleensä silloin, kun ihminen urheilee, tekee jotain mieluista tai on muuten vaan rento ja hyväntuulinen. Suuri osa vilkuilee tai jopa lukee ja kirjoittaa sähköposteja iltaisin. Useimmat pohtivat päivän aikana eteentullutta ongelmaa silloin, kun voivat keskittyä siihen ilman häiriötekijöitä. Nämä ovat tuntiseurannan näkökulmasta palkatonta työaikaa, joka ei näy tilinauhassa tai saldoissa.

Vastuu itsensä johtamisesta ei kehity.
Kellokortin varjolla on helppo kerryttää lomasaldoja joka päivä ylimääräiset puoli tuntia, jos ei ole ihan pakko lähteä. Silloin kun on, asiat jotenkin tapahtuvat annetussa ajassa – kun vaihtoehtoja ei ole. Itsensä johtaminen on välttämätön työelämätaito, joka ei siirry äidinmaidossa, jota ei opeteta koulussa eikä kyllä työelämässäkään. Silti kaikkien oletetaan hallitsevan se.

Nämä ovat tietysti vain muutamia näkökulmia asiaan. Tuntiseuranta ei ole paras mahdollinen ratkaisu asiantuntijatyötä tekeville, mutta koska sitä kuitenkin käytetään, on hyvä, että sitä myös kehitetään. Ehkäpä jonain päivänä työt todellakin valmistuvat normaalin työajan puitteissa.

Polla ei valaise virka-ajan tahtiin

Talouselämä kirjoitti vastikään, että tietotyöläisen parhaat (lue: tuottavimmat) hetket osuvat jonnekin aamupäivän ja myöhäisen iltapäivän hujakoille.

Kyllähän tuossa totuuden siemen piilee, ainakin oman kokemuksen mukaan.  Kasilta irtoaa ajatus vain kahvinjuomiseen. Aivotoiminnan kylmäkäynnistys on pakko tehdä viimeistään puoli ysiltä, jos meinaa jotain saada aikaiseksi. Iltapäivällä on usein juuri päässyt vauhtiin, kun käytännön asiat pakottavat sulkemaan koneen ja karkaamaan vapaalle.

Ajatus työelämän täydellisestä joustavuudesta kiehtoo sekä tutkijoita että työntekijöitä, mutta harvemmin työnantajia. On tietysti täysin selvää, etteivät ihmiset voi tulla ja mennä flow’nsa mukaan, ainakaan vähän isommissa yrityksissä. On tavattava asiakkaita, pidettävä palavereja ja oltava muuten vaan tavoitettavissa silloin kuin muutkin. Koulut ovat auki virka-aikaan, ja vuorotyöpäiväkoteja on tarjolla vain vuorotyötä virallisesti tekeville. Eikä se tietysti olisi kovin reilua lapsia kohtaan, jos he joutuisivat noudattamaan isin ja äidin tuottavuusrytmiä.

Vaikka yhteiskunta muutoin siirtyy koko ajan kohti 24/7-maailmaa, työelämän lainalaisuudet ovat pysyneet suhteellisen samanlaisina muodollista liukuvaa työaikaa lukuun ottamatta. Edes etätyö ei ole täysin lyönyt läpi, suurin piirtein samoista syistä kuin vapaa työaikakaan.  Tutkimukset puhuvat päiväunien (power nap) puolesta, vaan monenko työpaikalla niitä oikeasti otetaan?  Työelämä 2.0:n sijaan tarvitsisimme kokonaan uuden ajattelumallin, työelämän uuden käyttöjärjestelmän.

Neljän tunnin työpäivä

Pekka Pohjakallio, Redesigning 925 -hankkeen toimitusjohtaja, kirjoitti tänään HS:ssa työpäivän suunnittelun tärkeydestä. Erityisesti kaksi kohtaa kolahtivat:

”Noin 70 prosenttia ihmisistä ei suunnittele töitään vaan työpäivän aikana asioita vain tulee ja menee.”

Aivan varmasti suunnittelu tehostaisi useimpien työpäivää. Työelämän arkitodellisuus ei kuitenkaan ole näin yksinkertainen. Osa ihmisistä on etuoikeutetussa asemassa, sillä he pystyvät pääsääntöisesti itse päättämään omasta ajankäytöstään. Aika moni työntekijä on kuitenkin tilanteessa, missä käytännössä joku muu – kuten esimies tai asiakas – ohjailee päivittäistä ajankäyttöä. ASAP-pyyntöjä tipahtelee sähköpostitse, ja epäorganisoituneen työkaverin hoitamatta jääneet tehtävät kiikutetaan työpöydälle DL-päivänä. ”En mä voi tehdä tätä nyt, kun olin suunnitellut tälle päivälle muita hommia” kuulostaa enemmän joustamattomalta kuin suunnitelmalliselta. Jokaisella on yleensä mahdollisuus suunnitella ajankäyttöään edes jonkin verran, ja sen realistisen mittakaavan tunnistaminen voi pelastaa vakavammalta turhautumiselta.

Oma suunnitteluni pätee erityisesti viikon aloittamiseen. Turha kuvitella, että loppuviikosta syntyneet ideat olisivat päässä vielä kolmen päivän päästä, joten yleensä teen perjantaisin listan asioista, joilla aloitan maanantain. Viikko käynnistyy sujuvasti ilman turhaa hohhailua ja kahvimuki kädessä päivittelyä. Ei täydellistä, mutta sentään jotain.

 ”Ihminen pystyy tekemään päivässä noin neljä tuntia laadukasta työtä. Se voi olla vaikka palavereita tai henkilökohtaiseen työhön keskittymistä.”

Päivän saa todellakin nopeasti täyteen palavereista, pikkuhommista ja sähköpostin kirjoittelusta, kun taas keskittymistä vaativaa aivotyötä tulee lykättyä ”tyhjään kalenterikohtaan”. Parhaat ideat syntyvät usein iltaisin kotona muiden asioiden lomassa.

Vaikka ihminen ei ole kone, lähes puolikkaan työpäivän hassaaminen ”johonkin” on kieltämättä huolestuttava tulos. Ehkä päivän jakaminen kahteen osaan ei olisi huono ajatus, mikäli elämäntilanne ja työtehtävä sen sallivat. Yksilön työtehon kannalta paras ratkaisu ei kuitenkaan ole aina yhteisön etu, sillä palaverit ja tavoitettavuus päiväsaikaan ovat usein välttämätön osa työtä. Neljän tunnin työpäivä on tämän kompromissin hinta.