Luettelopallojen paluu

Esiintymiskouluttajat kautta maailman hihkuvat kilvan, kuinka esitysgrafiikassa pitäisi suosia enemmän kuvia ja vähemmän tekstiä. Suurin synti on täyttää slaidi luettelopalloilla eli bullet-listalla ja lukea samat setit hetken päästä ääneen. Asiantuntijoiden mukaan tämä johtaa väistämättä PowerPoint-halvaukseen (death by PowerPoint).

Minun mielestäni bullet-listat ovat tärkeintä, mitä keskivertopuhuja voi yleisölleen tarjota. Tällainen räikeä yleistys ja röyhkeä auktoriteettien kyseenalaistaminen vaatii luonnollisesti edes keskinkertaiset perustelut.

Fakta on se, että suurin osa esitysten pitäjistä ei ole esiintymisen tai puhumisen ammattilaisia. Useimmiten heillä on kuitenkin ansiolistallaan kokemusta ja hyviä ideoita. Haluan siis ehdottomasti muistaa myös seuraavana päivänä tällaisen puhujan ansiokkaat ajatukset. Voin yrittää kynä sauhuten (tai näppistä nakuttaen) taltioida asiat muistiin, mutta silloin puolet esityksestä jää helposti huomiotta. Jos taas puhuja paljastuu asiantuntijaksi, mutta tyyliltään poukkoilevaksi höpöttelijäksi, ilman bulletteja esityksen punainen lanka katoaa tyystin. Kun pääideat on listattu slaidille tekstimuotoon ja luvattu jakoon jälkeenpäin, voin keskittyä esiintyjään, tehdä muitakin huomioita – jopa uppoutua hetkeksi reflektoimaan kuulemaani omiin kokemuksiini. Bullet-listat eivät edusta minulle suurta syntiä vaan yksinkertaista takuuta puhujan substanssiosaamisesta. Näyttävällä presiksellä saa varmasti yleisön pysymään hereillä, mutta sillä on myös helppo peitellä sisällöltään huonosti valmisteltua esitystä.

Ilman muuta visuaalisuus on tärkeää. Satunnaiset kuvituskuvat ovat jopa suositeltavia. Esitysgrafiikalla pitää kuitenkin olla enemmän lisäarvoa kuin lomakohteiden esittely yksittäisten sanojen tai virkkeiden kera. Ainakin joka toisessa kalvossa pitäisi olla asiaa, ja mielellään bullettien kera!

Kalkkisasenteestani huolimatta suosittelen Outi Lammin näkemyksiä hyvästä esityksestä ja esitysgrafiikasta. Outi on kuitenkin asiantuntija, minä en.

P.S. Entä mikä kohde onkaan kyseessä?

 

Läpimurto! …a odotellessa

lapimurtoEikö kukaan kuuntele loistavaa ideaasi palaverissa? Vai ohitetaanko ehdotuksesi kohteliaalla hiljaisuudella ennen seuraavaan aiheeseen siirtymistä?

Tiede-lehden viimekeväinen (5/2012) juttu Miten uutuus leviää? esitteli keinoja hyvän idean läpiviemiseen. Minäkin ihan innostuin. Olisihan se hienoa, jos voisin palaverissa voittaa osallistujat puolelleni suvereenisti itsehillinnän siivittämän argumentaation keinoin. Läpimurto! – Puolusta ideaasi ja voita muuta puolellesi (Tietosanoma 2011) lupaa paljastaa, miten ihmiset saadaan innostumaan omasta ideasta.

Ensin hyvät uutiset: kirjassa on innostunut ote. Se kannustaa analysoimaan omia neuvottelutaitoja ja tunnistamaan omat heikkoudet. Kirjan ydinviesti tulee kyllä selväksi: kun vastustajan hyökkäyksiin suhtaudutaan kunnioittavasti ja rauhallisesti, tilanne kääntyy lopulta omaksi eduksi.

Sitten huonot uutiset: Läpimurto on loistoesimerkki kirjasta, jossa kolmen aukeaman asiasta on jaariteltu sadan sivun kirja. Rautalankaa kuluu, sillä sitä väännetään lukijalle joka toisella aukeamalla. Kyse voi olla kehnosta käännöksestä. Usein amerikkalaiset teokset eivät millään taivu suomeksi, ellei myös kirjan tyyliä hieman lokalisoida. Toisaalta kirjan rakentuminen ”hassun ja mukaansatempaavan” tarinan muotoon ei vaan vakuuta vannoutunutta kyynikkoa. Pikkukaupunki Keskimatkan kirjastoon halutaan uudet tietokoneet asiakkaiden käyttöön, mutta osa kaupunkilaisista vastustaa ideaa yhteistyöstä paikallisen tietokoneliikkeen kanssa. Tietokoneita kirjastoon? Kuulostaa enemmän ysäritarinalta kuin 2010-luvulta.

Onneksi lopusta löytyy 7-sivuinen pikaopas hyvien ideoiden suojaamiseksi. Aikaa kirjan keskeisimmän annin käsittelyyn menee siis 10 minuuttia. Täytyy myöntää, että säkenöivää neuvottelijaa minusta ei vielä(kään) tullut. Siihen tarvitaan opin lisäksi luontaista lahjakkuutta, kärsivällisyyttä ja aikuismaista eleganssia.

 

Aina väärässä iässä

Lapsena elämä oli ristiriitaista: aina liian vanha johonkin kivaan, mutta vielä useammin liian nuori mihin tahansa kiinnostavaan ja kivaan.

Sama meininki jatkuu aikuisena. Kuten Talsan tämänviikkoisessa jutussa kirjoitetaan, alle kolmikymppisiä pidetään liian vihreinä ja viisikymppiset (ja sitä vanhemmat) ovat jo toinen jalka haudassa. Kolmi-nelikymppisillä on rasitteenaan perhe ja downsiftaamisen ihanne. Milloin on työikäisen täydellinen ikä?

Ikääntyviin kohdistuva syrjintä ei ole mitenkään uusi ilmiö tai keskustelunaihe. Yllättävän vähän kuitenkin kirjoitetaan valtiovallan ja työelämän täysin ristiriitaisista tavoitteista: eduskunnassa suunnitellaan eläkeiän nostamista, kun samaan aikaan työelämässä ikääntyviä siirretään kortistoon ensimmäisten joukossa. Ministeri Henna Virkkunen on ilmoittanut tekevänsä töitä 70-vuotiaaksi. Kukahan hänelle jää kaveriksi?

Ristiriita on joka tapauksessa ilmeinen. Mitä pidempiä työuria tavoitellaan, sitä enemmän niitä pitäisi myös suunnitella, jos työntekijät halutaan pitää motivoituneina ja työkykyisinä 70-vuotiaaksi asti. Vastuu omasta urasta on toki viime kädessä ihmisillä itsellään, mutta myös työnantajilta edellytetään tahtoa tarkastella työntekijöitään ilman ikänäköä. On vanhanaikaista olettaa, että vanhemmilla työntekijöillä ei olisi motivaatiota oppia ja kehittyä, vaikka heillä onkin jo paljon kokemusta. Ihmisen oppimiskyky ei ole iästä kiinni.

Nuorilla, vastavalmistuneilla työntekijöillä on vahvuutenaan avarakatseinen energisyys ja tahto näyttää taitonsa. Fiksu työnantaja yhdistää tämän energian ja vanhemman ikäluokan kokemuksen tuottavaksi yhtälöksi. Taitava työnantaja osoittaa ennen kaikkea arvostavansa eri-ikäisiä ihmisiä: niin kisällejä kuin mestareitakin.

Syntiä kokoushuoneessa

kokousten_seitsemanReetta Kosken ja Katleena Kortesuon Kokousten seitsemän kuolemansyntiä (Talentum 2012) sisälsi pitkän syntilistan lisäksi niin paljon hyviä teemoja, että kirjoitan niistä myöhemmin pari erillistä postausta. Alla kuitenkin muutamia ajatuksia, jotka syntyivät kirjan myötä.

Uskon, että suurin osa meistä on istunut useammin huonossa kuin hyvässä palaverissa. Lähdetään vaikka siitä, että kun asiat tehdään oikein, niin a) kokouksen sisältö valmistellaan etukäteen ennakkotehtävien kera b) kaikki tulevat paikalle ajoissa ja c) joku johtaa kokousta sekä sisällöllisesti että aikataulullisesti. Helppoa – ja niin vaikeaa.

Palaverien (tai kokousten) tarkoitus on, että siellä syntyisi parempia ideoita tai päätöksiä kuin yksin tehdessä. Palaverilla on siis välinearvoa. Kirjassa kyseenalaistetaankin useita kertoja palaverien välttämättömyys. Voisiko saman asian hoitaa sähköpostitse? Ehkä, mutta osa ihmisistä ei koskaan saa aikaiseksi lukea sähköpostin liitteenä lähetettyä useampisivuista muistiota, saati että kommentoisi asiaa määräaikaan mennessä. Palaveri pakottaa, ainakin periaatteessa, osallistujat keskittymään kyseiseen aiheeseen edes vähäksi aikaa. Palaverin ansioksi luen myös sen, että keskustelu vauhdittaa päätöstä ja parhaassa tapauksessa synnyttää uusia ideoita.

Yksi kirjan antoisimmista osioista käsitteli hengen velttoutta. Hengen velttous leijuu palavereissa lähes poikkeuksetta: ihmiset ovat fyysisesti paikalla, mutteivät henkisesti läsnä. Ennen vanhaan ei ollut hienoa teknologiaa palaverien suunnitteluun ja presentoimiseen. Ennen ei myöskään ollut läppäreitä eikä älypuhelimia, joita räplätä tauotta.  On oikeastaan hyvin huolestuttavaa, että ihmiset eivät pysty olemaan tuntiakaan ilman sähköpostia. Kuten omassa työpisteessä, jatkuva sähköpostin vilkuilu keskeyttää varsinaisen ajatustyön myös palaverissa. Palaverit alkavat tuntua tehottomilta, ja multitaskaus jatkuu, jotta aika ei menisi hukkaan. Käytäntö on kuitenkin jo niin vakiintunut monissa organisaatioissa, ettei siihen haluta puuttua.

Kävelykokoukset ovat ilmiö, joka ei ole koskaan auennut minulle. Ehkä juu, kauniina kesäpäivänä, mutta sesonki jää näillä kriteereillä Suomessa kovin lyhyeksi. Jos tavoitteena on suurempi vuorovaikutus kuin istumalla kasvokkain neukkarissa, miten tämä saavutetaan sillä, että ihmiset kävelevät eteenpäin  näkemättä toisiaan senkään vertaa kuin paikallaan istuen? Onko jollain oikeasti kokemuksia toimivista kävelypalavereista?

Sain kirjasta useita hyödyllisiä vinkkejä palaverien järjestämiseen. Silmiä avartavin osuus käsitteli – ehkä yllättäen – tilasuunnittelua. Normisuorittaja suosittelee kirjaa kaikille muille normisuorittajille, joiden kalenterista löytyy edes silloin tällöin turhia tai tehottomia palavereja. Jos havaitset olevasi suvereeni ja synnitön kokoustaja, kirjan voi aina antaa eteenpäin työpaikan pahimmalle palaverisluiballe.

Kirja on ostettavissa sekä pehmeänä että ekirjana!

Tervetuloa Normisuorittajan blogiin!

Tässä blogissa käsittelen työelämään liittyviä kysymyksiä ja ajankohtaisia uutisia, työpöydän molemmin puolin. Aina välillä pyrin myös julkaisemaan arvioita itseäni kiinnostavista yrityskirjoista. Minulle saa ehdottaa hyviä työelämäaiheita sekä tietysti lähettää kukkia ja arvostelukappaleita. Osoitetietoja voi kysellä palautelomakkeen kautta.

Sinä tuttu tai tuntematon: olen kiinnostunut mielipiteestäsi! Älä jää kukkaseksi kävijätilastoihin. Jos vain tohdit, kirjoitathan omalla nimelläsi tai tunnistettavalla nimimerkillä. Anonyymejä täällä netissä riittää muutenkin. Minä puolestani lupaan olla jotain mieltä asioista. (Ei varmaan yllätä.)

Kaikki yritysesimerkit ovat luonnollisesti mielikuvitukseni tuotetta ;-)