Syntiä kokoushuoneessa

kokousten_seitsemanReetta Kosken ja Katleena Kortesuon Kokousten seitsemän kuolemansyntiä (Talentum 2012) sisälsi pitkän syntilistan lisäksi niin paljon hyviä teemoja, että kirjoitan niistä myöhemmin pari erillistä postausta. Alla kuitenkin muutamia ajatuksia, jotka syntyivät kirjan myötä.

Uskon, että suurin osa meistä on istunut useammin huonossa kuin hyvässä palaverissa. Lähdetään vaikka siitä, että kun asiat tehdään oikein, niin a) kokouksen sisältö valmistellaan etukäteen ennakkotehtävien kera b) kaikki tulevat paikalle ajoissa ja c) joku johtaa kokousta sekä sisällöllisesti että aikataulullisesti. Helppoa – ja niin vaikeaa.

Palaverien (tai kokousten) tarkoitus on, että siellä syntyisi parempia ideoita tai päätöksiä kuin yksin tehdessä. Palaverilla on siis välinearvoa. Kirjassa kyseenalaistetaankin useita kertoja palaverien välttämättömyys. Voisiko saman asian hoitaa sähköpostitse? Ehkä, mutta osa ihmisistä ei koskaan saa aikaiseksi lukea sähköpostin liitteenä lähetettyä useampisivuista muistiota, saati että kommentoisi asiaa määräaikaan mennessä. Palaveri pakottaa, ainakin periaatteessa, osallistujat keskittymään kyseiseen aiheeseen edes vähäksi aikaa. Palaverin ansioksi luen myös sen, että keskustelu vauhdittaa päätöstä ja parhaassa tapauksessa synnyttää uusia ideoita.

Yksi kirjan antoisimmista osioista käsitteli hengen velttoutta. Hengen velttous leijuu palavereissa lähes poikkeuksetta: ihmiset ovat fyysisesti paikalla, mutteivät henkisesti läsnä. Ennen vanhaan ei ollut hienoa teknologiaa palaverien suunnitteluun ja presentoimiseen. Ennen ei myöskään ollut läppäreitä eikä älypuhelimia, joita räplätä tauotta.  On oikeastaan hyvin huolestuttavaa, että ihmiset eivät pysty olemaan tuntiakaan ilman sähköpostia. Kuten omassa työpisteessä, jatkuva sähköpostin vilkuilu keskeyttää varsinaisen ajatustyön myös palaverissa. Palaverit alkavat tuntua tehottomilta, ja multitaskaus jatkuu, jotta aika ei menisi hukkaan. Käytäntö on kuitenkin jo niin vakiintunut monissa organisaatioissa, ettei siihen haluta puuttua.

Kävelykokoukset ovat ilmiö, joka ei ole koskaan auennut minulle. Ehkä juu, kauniina kesäpäivänä, mutta sesonki jää näillä kriteereillä Suomessa kovin lyhyeksi. Jos tavoitteena on suurempi vuorovaikutus kuin istumalla kasvokkain neukkarissa, miten tämä saavutetaan sillä, että ihmiset kävelevät eteenpäin  näkemättä toisiaan senkään vertaa kuin paikallaan istuen? Onko jollain oikeasti kokemuksia toimivista kävelypalavereista?

Sain kirjasta useita hyödyllisiä vinkkejä palaverien järjestämiseen. Silmiä avartavin osuus käsitteli – ehkä yllättäen – tilasuunnittelua. Normisuorittaja suosittelee kirjaa kaikille muille normisuorittajille, joiden kalenterista löytyy edes silloin tällöin turhia tai tehottomia palavereja. Jos havaitset olevasi suvereeni ja synnitön kokoustaja, kirjan voi aina antaa eteenpäin työpaikan pahimmalle palaverisluiballe.

Kirja on ostettavissa sekä pehmeänä että ekirjana!

Tervetuloa Normisuorittajan blogiin!

Tässä blogissa käsittelen työelämään liittyviä kysymyksiä ja ajankohtaisia uutisia, työpöydän molemmin puolin. Aina välillä pyrin myös julkaisemaan arvioita itseäni kiinnostavista yrityskirjoista. Minulle saa ehdottaa hyviä työelämäaiheita sekä tietysti lähettää kukkia ja arvostelukappaleita. Osoitetietoja voi kysellä palautelomakkeen kautta.

Sinä tuttu tai tuntematon: olen kiinnostunut mielipiteestäsi! Älä jää kukkaseksi kävijätilastoihin. Jos vain tohdit, kirjoitathan omalla nimelläsi tai tunnistettavalla nimimerkillä. Anonyymejä täällä netissä riittää muutenkin. Minä puolestani lupaan olla jotain mieltä asioista. (Ei varmaan yllätä.)

Kaikki yritysesimerkit ovat luonnollisesti mielikuvitukseni tuotetta ;-)