Aihearkisto: Yleinen

Työhuoneeni kolme tärkeintä

Hesarissa julkaistaan Työhuoneeni kolme tärkeintä -juttusarjaa. Sinänsä hauska idea kaipaisi pientä kevennystä toteutukseen. Normisuorittaja lähtee rohkeasti uudistamaan konseptia omalla ehdotuksellaan.

1. Kiffe – työnohjaaja

kiffe

Nykyorganisaatioiden ongelma on usein toistuvat organisaatiomuutokset. Kiffe on mentor ja lähiesimies, joka pysyy. Hän istuu monitorin päällä ja harjoittaa esimiehen direktio-oikeutta tarkkailemalla päivittäin, että teen töitä enkä kirjoittele höpöviestejä kavereille.

2. Kaksi ruusua

kaksi_ruusua

Naapurihuoneen Jari lahjoitti naistenpäivänä kaikille firman naisille ruusut. Siitä lähtien työhuoneemme on tunnettu ”Kahden ruusun palatsina”. Onko osuvampaa symbolia?

3. Kosmopoliitti-Daisy

daisy

Daisy Luvin tuo työhuoneeseemme tuulahduksen kansainvälistä tunnelmaa. Toimistolla ollessaan hän seuraa pöydältä käsin, mitä käytävällä tapahtuu ja ottaa vieraat vastaan. Daisy on nopea verkostoituja, joka räpylöi ahkerasti maailmalla.

Kolmannesta sijasta kilpaili ansiokkaasti myös työhuoneemme muhkea nahkasohva. Jos sohvan vakioasiakkailta kysyttäisiin, se olisi taatusti vienyt tittelin itselleen :)

Mitkä ovat sinun työhuoneesi kolme tärkeintä?

Mitä olinkaan tekemässä?

Ammattiliitto Pro raportoi viime viikolla Keskeytykset ja häiriöt toimihenkilötyössä -tutkimuksen tuloksista. Tutkimuksen mukaan enemmän kuin työpäivä viikossa kuluu erilaisiin keskeytyksiin. Työkavereitten keskeyttämisten osuus oli yli viisi tuntia viikossa ja tiedon tai päätöksen puuttumisen takia työ keskeytyi yli kaksi ja puoli tuntia viikon aikana. Hermoja raastavien tietokone- ja kopiokoneongelmien osuus oli lopulta vain vähän alle puolitoista tuntia viikossa. Yllättäen uutisessa ei mainittu lainkaan esimerkiksi jatkuvien sähköposti-ilmoitusten aiheuttamia keskeytyksiä. Ilmeisesti niitä ei pidetä kovin häiritsevinä.

Tutkimustuloksissa täytyy silti olla perää. En voi olla ainoa, joka aika usein työpäivän jälkeen ihmettelee, miten tämä päivä taas meni enkä saanut aikaiseksi kuin puolet siitä mitä suunnittelin. Työnohjaukseen tällainen uusi kategoria ”keskeytys” olisi aivan loistava – sekkari vaan päälle, kun joku ilmestyy ovensuuhun ja voin hyvillä mielin raportoida tuntikirjanpitoon, että työkaverit kävivät juttelemassa mukavia yhteensä 17 minuutin ajan. Kyseisen tutkimuksen mukaan kuitenkin vain kolmannes työkavereitten keskeytyksistä koettiin häiritseviksi. Usein keskeytyksistä oli hyötyä ja iloa oman työn tekemiseen.

Kaikista keskeytyksistä ei voi syyttää muita. On ihan oma vikani, jos en pysty olemaan seuraamatta, mitä huoneen ulkopuolella tapahtuu vain siksi, että pystyn seuraamaan mitä siellä tapahtuu. On oma vikani, jos en kehtaa sulkea ovea, vaikka haluaisin keskittyä töihini. Yhtä lailla voin syyttää vain itseäni, jos haluan pitää Outlookin viesti-ilmoituksen aktiivisena saadakseni välittömästi tiedon, kun postilaatikkooni tulee uusi viesti.

Ongelma ei ole siinä, että syystä tai toisesta työ keskeytyy, vaan siinä, että keskeytyksen jälkeen on vaikea päästä nopeasti takaisin siihen juttuun, mitä oli tekemässä. Onneksi työkaverini on jo tottunut siihen, että hänen vieressään istuu hullu, joka ihmettelee jatkuvasti ääneen, mitä olikaan tekemässä.

Työpaikan unohdettu ammattiryhmä: mielensäpahoittajat

Heitä löytyy jokaiselta työpaikalta. He tekevät pyyteetöntä työtä saamatta siitä koskaan kiitosta. Mikään tilanne ei ole niin vähäinen, etteivätkö he tunnistaisi  syrjintää ja epäoikeudenmukaisuutta. Annatko sinä arvoa työpaikkasi mielensäpahoittajille?

Työelämän mielensäpahoittajat ovat ryhmä, jolla on erityinen rooli työpaikan ilmapiirin kehittämisessä. He ovat kriittinen, usein naisvaltainen  joukko, joka rohkeasti kyseenalaistaa takanapäin työpaikan uudistukset ja tiimin yhteiset valinnat.

Ammattitaitoinen mielensäpahoittaja tunnistaa vääryydet mistä tahansa työpaikalla näkemästään tai kuulemastaan asiasta riippumatta siitä, koskeeko tapahtuma häntä henkilökohtaisesti. Mielensäpahoittajilla on ainutlaatuinen kyky nähdä epäoikeudenmukaisuus sielläkin, missä muut eivät sitä näe. Heidän viestinsä on lohdullinen: ei asioihin tai työkavereihin tarvitse suhtautua huumorilla tai väkinäisellä positiivisuudella – mielensä pahoittaminen on kaikkien oikeus. Mielensäpahoittajat tekevät uranuurtavaa työtä osoittamalla, että pitkäjänteinen työ kannattaa; aktiivinen epäoikeudenmukaisuuksien tunnistaminen ja niiden esille tuominen johtaa lopulta keinotekoisen hyväntuulisuuden katoamiseen.

On aika nostaa tämä unohdettu ammattiryhmä arvoonsa. Kun seuraavan kerran tunnistat työpaikaltasi mielensäpahoittajan, muista kiittää häntä tärkeästä työstä. Ilman häntä työpaikallanne vallitsisi teennäisen hyvä meininki. Älä huoli, jos henkilö loukkaantuu – muuten hän ei olisikaan aito mielensäpahoittaja.

Yes, I’m high

Kauppalehti uutisoi tänään, että markkinointi- ja viestintäväki käyttää luvattoman innokkaasti tarjolla olevia pilvipalveluita. Siis innokkaasti ja ilman  IT-osaston lupaa.

Kyllä, olen syyllinen! Hommasin Dropboxin käyttööni, koska se on niin älyttömän kätevä tapa siirtää isoja kuvatiedostoja mainostoimistoon. Ei tullut mieleenkään kysyä lupaa esimieheltä, saati IT-osastolta. Skypeä en ole nykyisessä työssäni vielä tarvinnut, mutta edellisessä kylläkin – ja todellakin asensin sen kysymättä keneltäkään mitään. Ei ole minun vikani, jos konsernin konservatiivinen ajattelu estää täysin uudenaikaisten ja ennen kaikkea tavattoman hyödyllisten palveluiden käytön. Jos vaihtoehtoina on istua päivästä 8 tuntia junassa tunnin palaverin takia, tai sitten hoitaa sama tunnin palaveri Skypellä, niin kummankohan normaali ihminen valitsee?

Etädemoon perustuva myyntityö hyödyntää nykyään esimerkiksi todella näppärää join.me-palvelua. Onneksi sitä ei tarvitse asentaa koneelle, mutta jos tarvitsisi, asentaisin varmasti. Aivan loistavaa, ettei tarvitse raahautua puolentoista tunnin myyntitapaamiseen, kun saman setin voi hoitaa puolessa tunnissa etädemolla.

Vouhotusta luvattomista pilvipalveluista perustellaan tietoturvakysymyksillä. Ehkä, mutta oikea syy on tietysti jatkuvasti kasvava kontrollin tarve. Kehitystä ei kannata estää, joten IT-yksiköt ratkaiskoon kriisinsä pikapuoliin.

Avokonttorin autuus

CubiclesAvokonttori myytiin meille joskus 1990-luvun lopulla sillä ajatuksella, että se tehostaa työntekoa ja ihmisten keskinäistä vuorovaikutusta. Kyllähän se tehostikin. Aikakaudella ennen sosiaalista mediaa avokonttori oli taatusti tehokkain tapa jakaa sekä luottamuksellista, henkilökohtaista, että parhaassa tapauksessa myös työhön liittyvää tietoa. On toki aloja, joissa avokonttorimallista on kiistatonta etua. Contact centerissä, vuorotyötoimistossa sekä telemarkkinointiyrityksessä hyödytään tiiviistä istumajärjestyksestä ja kysy kaverilta -meiningistä.

Se niistä hyvistä puolista. Meille tavallisille toimistorotille avokonttoreista on lähinnä haittaa. Työterveyslaitoksen tutkimuksen mukaan avokonttorin melu ja hälinä heikentävät työtehoa päivittäin puolella tunnilla. Kaikkein häiritsevintä on toisten puhe. Entäpä yksityisyyden puute? Jostain syystä tarvetta vähätellään tai siitä ei vain puhuta. Kaikilla työpaikoilla ei vieläkään ole hiljaisia huoneita, missä työntekijät voivat käydä soittamassa sellaisia henkilökohtaisia puheluita, joita ei pysty hoitamaan virka-ajan ulkopuolella.

Mikä sitten on toimiva vaihtoehto? Omat huoneet tai täydellinen hiljaisuus tuskin takaavat yhtään sen tehokkaampaa päivää, ainakaan pitemmän päälle. Keskittymistä vaativa työ edellyttää keskittymiseen soveltuvat puitteet, mutta harvalla on jatkuva tarve hiljaisuuteen. Taustahälinä luo myös tekemisen meininkiä. Miksi muuten kahvilat olisivat niin suosittuja etätyöpisteitä?

Avainsana on sopivasti. Sopivasti suhinaa, sopivasti taustahälyä, sopivasti hiljaisuutta ja sopivasti seuraa. Avokonttoria toimivampi voi olla 2-4 hengen huone sekä mahdollisuus etätyöhön.

Puolessa tunnissa saa aika paljon aikaan, jos haluaa. Työteho on kuitenkin yksilöllistä. Koska moni muukin asia – kuten motivaatio, henkinen vire, stressi, hengailevat työkaverit ja kuun asento – vaikuttaa lopputulokseen, miten paljon voimme oikeasti pistää avokonttorin piikkiin?

Kuva: Flickr/Will Abson